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Règlement d'utilisation des salles municipales

TITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1er :

Le présent règlement général régit les conditions de mise à disposition et d'utilisation des salles municipales telles que les salles des fêtes et salles de réunion.

Article 2 – Engagement :

Chaque utilisateur s'engage à se soumettre à toutes les conditions énoncées dans le présent règlement.

TITRE II – LES UTILISATEURS

Article 3 – La Ville de Bourges :

La Ville se réserve le droit d'utiliser prioritairement les salles municipales pour des évènements ou des obligations imprévus. Elle peut en outre à tout moment immobiliser les salles pour des raisons de sécurité ou des travaux d'entretien.

Article 4 - Les Associations :

Relèvent de cette catégorie :

  • les associations de loi 1901
  • les comités d'entreprises
  • les organisations syndicales
  • les partis politiques, les élus locaux et nationaux et les candidats aux élections locales ou nationales
  • les syndics
  • les mutuelles
  • les organismes de formations
  • les autres administrations (collectivités territoriales, services de l’Etat, établissements publics, offices publics, établissements scolaires hors Bourges…)

Les associations s'engagent à ne pas servir de prête-nom dans le but de masquer des utilisations par des particuliers, même si ces derniers sont leurs adhérents. Dans le cas de faits avérés, il est demandé à l'association de régler l'intégralité de la location normalement due par un particulier.

Article 5 - Les Particuliers :

Les salles sont louées aux particuliers pour des réunions à caractère strictement familial ou amical et seulement d'ordre privé.

Article 6 - Autres utilisateurs :

L'usage des salles municipales peut également être permis aux entreprises après examen au cas par cas, dans le cadre strict d’activités non commerciales.

TITRE III - MODALITÉS DE RÉSERVATION

Article 7 – La Demande :

Quelle que soit la catégorie d'utilisateurs, toute location de salle doit faire l'objet d'une demande écrite (courrier postal ou mail) adressée au plus tôt un an à l'avance et, au plus tard, 15 jours avant la date d'occupation souhaitée, au service gestionnaire (art 1), à l’exception de la salle de recueillement.

Cette demande doit comporter le nom de la salle, la date et l’heure souhaitée de début et la date et l’heure souhaitée de fin d’occupation, l'objet de l'utilisation, le nombre de personnes attendues ainsi que les nom, prénom, adresse et numéro de téléphone du demandeur, qu'il agisse en son nom propre ou pour le compte d'une personne morale qu'il convient alors de mentionner également.

Aucune location n’est prise par téléphone ni à l’oral.

À toutes fins utiles, un formulaire est mis à la disposition des usagers auprès du service gestionnaire (art 1) ou par téléchargement à partir du site Internet de la Ville.

Article 8 – Dossier de location :

Pour chaque demande, un dossier est adressé à l’utilisateur. Il comporte un engagement de location établi en deux exemplaires, le présent règlement ainsi qu'un courrier de confirmation. Un devis ou une facture peuvent être envoyés sur demande.

L’utilisateur doit retourner un exemplaire de l'engagement de location ainsi que le paiement et les pièces justificatives indiquées sur l’engagement de location avant la date d'occupation retenue. Concernant la location de la salle de recueillement, un acte de décès devra être fourni.

La location n’est réputée acquise qu'après réception de ces documents et du paiement. Si dans les 8 jours précédant la date de location retenue, le dossier et le paiement ne sont pas reçus, la Ville se réserve le droit d’annuler de plein droit la location.

Pour toutes modifications de la location initiale, l’utilisateur doit avertir le service gestionnaire (art 1) au minimum 15 jours avant la date de location (à l’exception de la salle de recueillement).

Article 9 – Locations régulières et forfait mensuel :

Est dénommée comme régulière, une association qui occupe au minimum une fois par mois (9 mois par an) une salle unique. Elle peut alors bénéficier d’un forfait mensuel. Le forfait est appliqué pour l'ensemble des salles louées suivantes :

  • Baptiste Marcet
  • Espace Michel de Bourges
  • Moulin de la Voiselle
  • Prieuré Saint-Martin
  • Val d’Auron
  • Salle des fêtes d’Asnières

Les associations souhaitant bénéficier de ce forfait, doivent faire parvenir leur demande écrite auprès du service gestionnaire (art 1) avant le 31 mai de chaque année. Un contrat couvrant la période du 1er août de la même année au 31 juillet de l’année suivante est établi. Des ajouts, des modifications ou des annulations peuvent intervenir tout au long du contrat en fonction des besoins et de la disponibilité des salles. Aucun avenant ne sera fait au contrat : un échange de mail au minimum 15 jours avant la date justifiera de la facturation. Les locations sont facturées à la fin de chaque mois en fonction de la consommation réelle d’occupation.

Article 10 – Participation financière :

Le paiement peut se faire en numéraire, par chèque ou par virement. Si le paiement est effectué par chèque, celui-ci n’est encaissé qu’après la date de location retenue.
Le montant de la location est fixé par délibération du Conseil Municipal de la Ville.

Les associations n'acquittent qu'une participation aux frais de fonctionnement (et éventuellement la mise à disposition la veille et la location de la cuisine), quelle que soit l’activité menée.
Il est entendu que les associations et organismes assimilés n’ont pas pour objet de tirer un bénéfice de leurs activités. Si tel était le cas, il sera demandé à l'association de régler l'intégralité de la location normalement due par un particulier berruyer.

Les employés municipaux de la Ville, du CCAS de la Ville ainsi que ceux de la Communauté d'Agglomération de Bourges Plus n'acquittent qu'une participation aux frais de fonctionnement (et éventuellement la mise à disposition la veille et la location de la cuisine) à l'occasion de leur mariage, de la naissance de leurs enfants et pour leur départ de la collectivité ou leur départ en retraite. Dans tous les autres cas, ils règlent le montant total d'une occupation à titre privé.

La gratuité totale est accordée :

  • aux services de la Ville, aux CCAS de la Ville, aux syndicats professionnels des agents de la Ville dans le cadre strict des réunions liées à l’activité de la Ville,
  • aux établissements scolaires de Bourges,
  • aux permanences tenues par les conciliateurs de justice nommés par la Cour d'Appel de Bourges,
  • sur dérogation exceptionnelle motivée par l’élu en charge du dossier.

Article 11 – Conditions d'annulation :

L’utilisateur, contraint d'annuler sa location, doit en informer par écrit (courrier postal ou mail) le service gestionnaire (art 1) 8 jours avant la date prévue de location (ce délai ne s’applique pas à la la salle de recueillement). À défaut, sauf cas de force majeure et sur présentation de justificatifs, la location est réputée acquise et fait l'objet d'une facturation égale au tarif en vigueur.

Pour des raisons de sécurité, d’ordre public, spéciales ou impérieuses ou dans tous les cas de force majeure, la Ville se réserve le droit d'annuler la location, et ce, à n’importe quel moment. Dans ce cas, le paiement est retourné à l’utilisateur. Cependant, la Ville n’est tenue à aucun dédommagement ni indemnité.

La Ville se réserve le droit de refuser toute manifestation pouvant porter atteinte à l'ordre public et aux bonnes mœurs.

TITRE IV – CONDITIONS D'UTILISATION

Article 12 – Accès et horaires des salles pour tous et salle des fêtes :

Le gardien attendra à la salle aux jours et heures indiqués sur l’engagement de location, pour la remise des clés et l’état des lieux. L’utilisateur doit donc obligatoirement être présent sur site aux horaires indiqués. Concernant la salle des Bigarelles, les clefs seront à retirer et à restituer à la Mairie De Bourges au service gestionnaire (1) durant les heures d’ouverture du service (9h/12h – 13h30/17h du lundi au vendredi).

Les salles suivantes sont louables 24h/24, 7j/7 :

  • Val d’Auron
  • Gibjoncs
  • Salle des fêtes de la Chancellerie
  • Salle des fêtes "le Moutet"
  • Salles des fêtes d'Asnières

La remise des clés ne peut pas se faire avant 8h du matin. L’état des lieux de sortie ne peut pas se faire après 23h.

Les salles suivantes sont louables uniquement de 8h à 23h, 7j/7 :

  • Baptiste Marcet
  • Espace Michel de Bourges
  • Moulin de la Voiselle
  • Prieuré Saint-Martin
  • Salle des Bigarelles

La salle suivante est louable uniquement de 8h à 12h et de 14h à 18h, du lundi au vendredi :

  • Salle de recueillement

Le gardien ne se déplace pas les 1er janvier, 1er mai et 25 décembre. La location est alors consentie pour 2 jours (remise des clés la veille et retour des clés le lendemain du jour férié) : dans ce cas, 1 seule journée (et non 2) est facturée.

La salle des fêtes "Le Moutet" est mise à disposition en priorité aux particuliers et aux familles les week-ends (du vendredi 14h au lundi 8h) ainsi que les jours fériés.

La salle de recueillement ne sera louée qu’aux particuliers et aux associations tutélaires dans le cadre d’un décès.

Si besoin, l’utilisateur peut prendre toutes dispositions utiles auprès du service gestionnaire (art 1) du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 13:30 à 17:00. En dehors de ces horaires, et uniquement en cas d’urgence, il convient de contacter le service d'astreinte au 02.48.67.57.76.

Article 13 - État des locaux, nettoyage et assurance :

Un état des lieux est établi par le gardien à l'entrée et à la sortie de la salle. En l'absence de la signature de l'utilisateur, le règlement s'applique dans toute sa rigueur, sur la seule foi des observations du gardien. Concernant la salle des Bigarelles, après la remise des clefs au service gestionnaire (art 1), un gardien se rendra sur place pour constater l’état de la salle.

La salle doit être rendue rangée, propre (salle, abords, cuisine, sanitaire) et débarrassée de tous détritus ou sacs poubelle. L’utilisateur doit fournir le matériel et les produits de nettoyage.

Les salles sont réputées assurées par la Ville. L'utilisateur doit, pour sa part, fournir impérativement une attestation d'assurance en responsabilité civile, datée et localisée pour les locations ponctuelles.

En cas de dégradations, destruction de la salle ou disparition des biens mis à disposition, la responsabilité de l'utilisateur est engagée.

En cas de dégradations constatées ou de ménage non ou partiellement réalisé, la Ville fait établir un devis correspondant aux réparations ou au nettoyage et la facture incombe à l'utilisateur.

La Ville décline toute responsabilité en cas d'accidents, de vols, de dégâts d'objets ou de matériels appartenant à l’utilisateur à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle (exemple : vestiaire, parking…). La responsabilité de l'utilisateur peut seule être engagée en cas de dommages.

Article 14 – Capacité :

S'agissant d'une mesure de sécurité, le nombre de personnes présentes ne peut pas dépasser le seuil fixé réglementairement

En cas de dépassement, la responsabilité civile et pénale de l'utilisateur se trouve engagée.

Article 15 - Matériels :

Chaque salle est dotée d'un équipement standard listé dans les livrets descriptifs disponibles sur le site internet de la Ville.

Pour toute demande de matériel supplémentaire, l’utilisateur doit en formuler la demande auprès du service Manutention de la Ville et la livraison ne sera consentie qu'en fonction de la disponibilité. Elle ne peut en aucun cas être de nature à permettre l'augmentation de la capacité d'accueil de chacune des salles ou à un abattement sur le montant de la location.

Pour la salle des fêtes de la Chancellerie et la salle des fêtes « le Moutet », seul le mobilier nécessaire est mis à la disposition de l’utilisateur : le local de rangement du mobilier et le reste de mobilier sont inaccessibles durant toute la période de location. Après la location, l’utilisateur doit laisser le mobilier utilisé sur pied dans la salle. L’état des lieux de sortie commence par l’examen du mobilier. Après cet examen, l’utilisateur doit ranger le mobilier et finir l’état des lieux avec le gardien.

Article 16 – Dégagements :

La circulation des utilisateurs aux abords immédiats et à l'intérieur des salles ne doit pas être gênée. Plus particulièrement, les portes de sortie, les issues de secours et leurs abords sont maintenus dégagés pendant toute la durée de la location.

Les blocs autonomes et les extincteurs doivent rester visibles.

Lors de l'utilisation de tables ou de chaises, des allées de circulation d'une largeur de 1,80m doivent être aménagées et relier toutes les issues entre elles.

À l'occasion de spectacles, réunions ou conférences pouvant accueillir au moins 200 personnes, les sièges doivent être assemblés au moyen d'un système d'attache rigide, par rangées de 16 au maximum entre deux allées de dégagements, ou de 8 entre 1 allée de circulation et 1 paroi. L'espacement entre chaque rangée ne peut pas être inférieur à 0,35 m. Aucun obstacle ne doit être placé entre les rangs de sièges.

Article 17 – Aménagement :

II est formellement interdit d'apporter une modification quelconque aux locaux (peinture, éclairage...). D'une manière générale, il est interdit de clouer, visser, agrafer ou coller quoi que ce soit sur les murs ou les huisseries à l'intérieur ou l'extérieur de la salle occupée.

Les éléments de décoration ou d'habillage flottant ne sont autorisés que sous réserve d'être réalisés en matériaux ignifugés de catégorie M1. De même, s'il y a lieu, les plantes artificielles doivent être confectionnées en matériaux de catégorie M2. Par ailleurs, l'emploi de tentures, de rideaux ou de vélums est proscrit.

Pour ce qui concerne les guirlandes d'illumination, aucune installation électrique autre que les dispositifs d'éclairage de faible puissance conformes aux normes en vigueur ne peut être utilisée. Les éventuelles rallonges électriques doivent être disposées de manière à ne pas faire obstacle à la circulation du public. Leur longueur doit être aussi réduite que possible.

Dans le cas d'une installation technique particulière destinée à créer des effets spéciaux (lumières, brouillard, fumée…), le service de la Ville chargé plus particulièrement de la sécurité dans les Etablissements Recevant du Public doit impérativement être consulté.

Article 18 – Sécurité :

Il est strictement interdit de fumer à l'intérieur de la salle.

De même, il est interdit d'introduire des matières inflammables (bouteilles de gaz, essence, véhicule motorisé...).

L'emploi de toute flamme nue (feux de Bengale, feux d’artifice, torches, bougies…) comme la mise en place d'appareils électroménagers cuiseurs (type friteuse, gazinière, four, barbecue électrique, à gaz ou au charbon…) sont strictement interdits à l’intérieur et à l’extérieur de la salle.

Les installations électriques ne doivent en aucun cas être modifiées ou surchargées.

D'une manière générale, l'utilisateur interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d'hygiène et de sécurité.

En cas de dérangement ou de déclenchement d’alarme incendie (lumineux ou sonore) dans la salle, l’utilisateur s’engage à évacuer immédiatement les lieux et à avertir l’astreinte de la Ville (02 48 57 80 00). Si le feu est avéré, l’utilisateur doit avertir les secours appropriés sans délai (Pompier : 18 ou 112).

Article 19 – Respect de l'environnement et des riverains :

Les utilisateurs font preuve d'un comportement citoyen, en particulier en matière de respect de l'environnement : utilisation raisonnée de l'éclairage, du chauffage et de l'eau, rejet des eaux usées seulement dans les éviers, tri sélectif des déchets, etc…

Les utilisateurs s'engagent à ne pas créer de troubles à l'ordre public et à prendre toutes précautions afin que le bruit soit réduit de façon à ne pas gêner le voisinage.

Dans ce cadre,  les utilisateurs doivent prendre toutes dispositions pour assurer l'ordre dans la salle et à ses abords, conformément à la réglementation en vigueur. Ils doivent respecter les textes réglementaires relatifs à la lutte contre le bruit. Plus particulièrement, ils doivent pour le voisinage :

  • Laisser les portes et fenêtres fermées,
  • Surveiller les enfants si ceux-ci sont à l'extérieur,
  • Respecter les limitations de vitesse en vigueur aux abords des salles accueillant du public.

Sauf dérogation exceptionnelle, il est interdit d'introduire des animaux, même tenus en laisse, dans l'enceinte de la salle.

Les vélos, scooters, mobylettes… doivent être garés à l’extérieur de la salle et ne peuvent en aucun cas être introduits dans l’enceinte de la salle. Les parkings ne sont ni surveillés ni protégés : la responsabilité de la Ville en cas de détérioration des véhicules de l’utilisateur ne pourra pas être engagée.
Il est rappelé que l'affichage sauvage est formellement interdit.

Article 20 – Déclarations réglementaires :

L’utilisateur diffusant de la musique doit en faire la déclaration auprès de la SACEM. S'il y a lieu, l'utilisateur s'acquitte de ses obligations vis-à-vis de l'administration fiscale, de l'URSSAF, des caisses de retraite, etc… La Ville ne saurait être tenue responsable d’un manquement dans les déclarations règlementaires à la charge de l’utilisateur.

Les associations qui souhaitent tenir une buvette, doivent adresser une demande écrite à la Mairie de Bourges, service Réglementation et Affaires Commerciales au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation.

TITRE V – LITIGES ET EXÉCUTION

Article 21 – Contrôle :

La Ville se réserve le droit d'effectuer des contrôles inopinés pour vérifier l'application du présent règlement. Le non respect du présent règlement pourra entraîner la fermeture immédiate de la salle, sans que l’utilisateur ne puisse prétendre réclamer des dommages et intérêts pour la perte qu'il pourra subir.

Article 22 - Réclamations :

Toute réclamation devra être formulée par écrit à la Mairie de Bourges, auprès du service gestionnaire (art 1).

Les litiges qui ne trouveraient pas de solutions amiables, relèveront de l'appréciation des juridictions compétentes.

Article 23 – Affichage du règlement :

Le présent règlement est affiché en permanence dans les salles municipales. Il en résulte pour chacun une acceptation tacite de ces règles.

Article 24 – Abrogation des dispositions antérieures :

Toutes dispositions antérieures contraires au présent règlement sont abrogées.

Article 25 – Exécution :

Monsieur le Directeur Général des Services de la Ville est chargé de l’exécution du présent règlement dont une copie sera remise aux utilisateurs et une autre affichée dans les locaux.